縦の文化・横の文化

ちょっと大仰なタイトルをつけてしまったが、要するに作成する文書の紙の向きのこと。Wordなんかでは、通常紙は縦。これが、PowerPointでは横になる。Excelで作成した文書も、横が多い気がする。

もちろん、Wordでも横向きの紙向けに作成することもあるし、PowerPointで作成した文書の中にも、縦のもときどき見る。だから、文書を作成するのに、Wordを使うか、PowerPointやExcelを使うか、といったほうがいいかもしれない。

私の中では、Wordは紙やPDFで配布するもの、PowerPointはディスプレイやスクリーンで見せるもの、Excelはデータ処理、といった区分けがあるが、実態はそうではない。現在関わっているクライアントは、横文化、つまりドキュメントのほとんどが、PowerPointやExcelで作られている。

受けている仕事の一つに、クライアントやシステム開発元のドキュメントを元に、ユーザー向けのマニュアルを作成するということがある。元のドキュメントは、「横文書」がほとんど。

元のドキュメントがWordで作成してあれば、文書のスタイルを整えて、章ごとにヘッダーを変えて、参照ページの設定や目次の自動作成をすれば、だいたい格好がつく。書かれている内容を問わなければだけど。(^^;)

だが、元のドキュメントがPowerPointやExcelの場合、それをWordの文書にもってくるのは、かなり手間がかかる。（「Office」として、１つのパッケージにまとめられているものなのに）

元がPowerPointなら、そのままPowerPointを使えばいいじゃないか、と言われる。だが、紙で渡すものなら、やはりWordで作成するのが一番だと思う。印刷したとき見やすいように、行間やフォントサイズをきめ細かく設定できるし、目次の自動生成やヘッダー／フッターなど、便利な機能もそろっている。テンプレートやスタイル機能をうまく利用すれば、フォントの変更なんか、テンプレートの変更だけで済む。ドキュメントが複数のファイルにまたがっている場合なんか、実に効率的だ。

もっとWordが有効に使われるといいのに、と思う。だが、勝手に箇条書きになってしまう、図が思うように動かせない・・・などなど、Wordのデフォルト設定のまずさが、Wordを敬遠する人を増やしているように思う。どんなふうに使われるのか、作り手はどれだけ見ているのだろうか、あるいはどれだけ見えているのだろうか。